Prima zi la un loc de muncă poate e în multe cazuri plăcută, dar poate fi și sufocantă. Nu numai că noul angajat întâlnește membrii echipei pentru prima oară, dar i se dau și o mulțime de informații, în timp ce se obișnuiește cu mediul de muncă. Dacă scoatem din ecuație factorul onboarding-ului față-în-față, reducem volumul de informație ce trebuie procesată, dar excludem și interacțiunea socială, sau simțul de apartenență la o comunitate. De aceea, este bine să avem o procedură bine stabilită, pentru a umple golurile lucrurile ce lipsesc și pentru a face noii angajați să se simtă bine-veniți. Iată 5 sfaturi despre cum să facem onboarding virtual:
1. Creează un calendar al onboarding-ului
Onboarding-ul este un proces ce nu se termină după prima zi a noului angajat. De fapt, începe cu mult înainte, și continuă după primele săptămâni ale integrării în echipă. Crearea unui plan detaliat pentru angajații aflați la distanță este un mod excelent de a fi sigur că ai acoperit totul și că angajatul va beneficia de cea mai bună experiență de onboarding virtual.
Calendarul nu ar trebui să se axeze doar pe pașii urmați de angajat, ci și pe realizările tale, pe ce trebuie să bifezi în procesul de onboarding. Aici includem: setarea conturilor, trimiterea pachetului de bun-venit, trimitere invitațiilor de meeting etc. În același timp, setează discuții recurente, pentru a afla cum decurge experiența angajatului și care sunt obiectivele sale. Cel mai probabil, la final, acest plan va avea chiar și până la 12 luni de la semnarea ofertei până la integrarea completă în echipă și companie.
2. Fă onboarding cu mai mulți angajați deodată (dacă este posibil)
Una dintre cele mai mari provocări pentru angajații remote este sentimentul de izolare, datorat faptului că nu se află lângă colegii de echipă. Crearea unui sentiment de comunitate este un aspect crucial când facem onboarding virtual, de aceea o soluție excelentă este onboarding-ul comun, ce permite angajaților să se cunoască și să interacționeze, să creeze legături și să poată discuta cu alți oameni ce trec prin aceeași experiență.
Această metodă nu este limitată la membrii aceleași echipe. Poți face onboarding cu un angajat de la marketing și cu unul din development, de exemplu, dacă se predau informații relevante generale, de interes comun. Acest lucru îi va ajuta să formeze relații în afara echipei lor și să se conecteze la companie per total.
3. Fă planuri pentru interacțiuni sociale
O altă opțiune pentru a reduce sentimentul de izolare este planificarea unui timp de socializare între membrii echipei. Acesta poate fi în timpul unui prânz, sau într-o pauză de cafea de 10-15 minute, unde angajații noi pot sta de vorbă cu ceilalți colegi, putându-se cunoaște mai bine. Această formă de interacțiune socială este esențială în primele zile sau săptămâni, când un nou membru se alătură echipei și poate avea dificultăți în a crea conexiuni de la distanță.
Ar fi indicat să ai un chat cu echipa până la introducerea unui membru nou, fiindcă în unele cazuri, interacțiunile trebuie luate pe rând, de aceea planificarea poate evita ”bombardarea” colegului recent angajat.
4. Dă-i noului angajat lucruri de făcut
Nimic nu poate fi mai rău decât să începi un job nou, fără să știi ce să faci, sau să nu ți se predea taskuri concrete, explicate. Nu vrei să-ți deranjezi colegii cu întrebări constante, însă nici nu poți sta să aștepți ca munca să vină la tine. Acest lucru este cu atât mai rău pentru angajații aflați la distanță, care sunt practic lăsați să își verifice mail-ul sau chat-urile interne, pentru a vedea dacă este ceva unde se pot implica.
Deci, dă-le ceva de făcut. Poate sună ciudat, dar îi poate ajuta să se simtă bine-veniți și confortabili, dacă au un task alocat. Nu vorbim despre ceva masiv, precum un raport anual sau un proiect creativ de la 0, ci un lucru mic, lejer de făcut în primele lor zile.
A avea o răspundere imediată le poate lua gândul de la senzația că sunt nou-veniți, și îi poate integra mai repede în echipă. Poți extinde acest task chiar în primele săptămâni, asigurându-te că e necesar lucrul în echipă pentru a-l completa.
5. Fă update și cere feedback
Verificarea stării noilor angajați este o parte din succesul onboarding-ului, în special pentru cel realizat virtual. Rezervă un pic de timp, periodic, pentru a vedea cum se simte noul angajat, astfel se va simți apreciat.
Desigur, acestea pot fi ocazii pentru a descoperi dacă procesele interne funcționează cum trebuie, prin obținerea de feedback deschis, legat de primele experiențe în companie. Venind din afară, noii angajați sunt deseori capabili să identifice lucrurile ce lipsesc, sau absența unor informații, deci părerea lor este extrem de valoroasă pentru a îmbunătăți și optimiza procedurile din interiorul echipei sau al companiei. Ține de tine, ca specialist HR, să obții, să analizezi și să acționezi conform acestui feedback.
Dacă vrei să afli mai multe informații despre trendurile, metodologiile și piața HR-ului local și global,
te invit la oricare din cursurile oferite de Școala de HR sau pe platforma de resurse gratuite.
Împreună, facem HR-ul bine!
Cu drag,
Andra
